Digitalisation des processus documentaires et archivage

La transformation numérique de la fonction RH passera indéniablement par la digitalisation de ses processus documentaires. Pour décupler leur performance, les directions RH devront ainsi poursuivre les chantiers de dématérialisation déjà engagés, insuffler une dimension digitale à la gestion de leurs processus documentaires et rendre cette gestion multicanale, sociale et collaborative.

[ Commander l’étude complète : Digitalisation des Processus Documentaires RH ]

Optimiser la gestion des processus documentaires RH

Automatiser les processus RH, accroître la performance de la fonction et maîtriser les coûts de gestion RH sont parmi les enjeux majeurs (cités par plus de 50% des décideurs RH interrogés) auxquels l’introduction du digital peut apporter une réponse.

Pour autant, cela suppose que la gestion des processus documentaires RH soit à niveau. Or, pour 83% des DRH, cette gestion ne permet pas de répondre de façon optimale à des éléments clés permettant d’améliorer les services RH mais aussi de favoriser la relation salarié. Il s’agit du développement du temps réel et de l’instantanéité, de la généralisation des usages numériques, de l’adoption d’une approche multicanale dans les communications ou encore de la prise en compte d’usages sur tout type de terminaux.

Numériser des documents papier et disposer d’un système de gestion documentaire RH ne suffisent donc pas. L’optimisation de la gestion documentaire RH passe par d’autres besoins : intégrer les données aux systèmes d’information, activer des workflows, signer électroniquement, archiver, sécuriser et protéger les documents au format numérique sont ainsi des points de passage obligés pour digitaliser de bout en bout les processus documentaires.

Priorité à la dématérialisation des processus administratifs RH 

Pour les RH, la digitalisation est véritablement un moyen d’optimiser la gestion de tâches récurrentes, à faible valeur ajoutée, consommatrices en temps et en ressources et auxquelles sont associés de nombreux documents (encore au format papier).

Aussi la dématérialisation des documents s’impose logiquement pour des processus RH purement administratifs comme la gestion de la paie, des frais professionnels, des congés et absences, l’administration du personnel, la gestion des accidents du travail et des maladies, la gestion des temps et activités et la planification.

A noter que pour 29% des décideurs RH, l’introduction du digital dans les processus et documents RH permet de répondre aux évolutions légales et réglementaires.

©MARKESS - Une priorité donnée à la dématérialisation des processus administratifs RH

En conclusion

Les besoins en dématérialisation de documents restent forts chez les RH qui se retrouvent confrontés à des volumes encore importants de documents papier. Le marché des logiciels et services IT associés à la dématérialisation de documents RH devrait ainsi continuer sur une croissance à deux chiffres pour 2016, sous l’effet notamment d’une législation favorisant le recours au numérique.

Proposer la signature électronique, la conservation de documents RH dans un coffre-fort numérique, apporter des réponses aux demandes des collaborateurs… sont autant de services rendus possibles grâce à la digitalisation et qui vont dans le sens du développement d’une gestion de la relation salarié, à l’heure où le collaborateur est considéré comme un actif clé pour les entreprises.

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Quelques-unes des orientations clés de ces marchés sont aussi détaillées dans nos e-Books :

Gérer les processus documentaires à l’ère du digital

Les RH & le Digital – Tendances clés

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